වසර 100ක් පැරණි නමුත් අදටත් වටින කළමනාකරණ රහස්

 

වර්තමාන කාර්යබහුල සේවා ස්ථානයකදී, එකිනෙකට පරස්පර උපදෙස්, පැහැදිලි නැති ප්‍රමුඛතා සහ නිමක් නැති වැඩ ගොඩක් මැද අතරමං වූ බවක් ඔබටත් දැනි තිබේද? බොහෝ දෙනෙක් නවීන තාක්ෂණය හෝ සංකීර්ණ කළමනාකරණ ක්‍රමවේදයන් තුළින් මේ සඳහා විසඳුම් සෙවුවද, සැබෑ පිළිතුර මීට වසර සියයකටත් වඩා පැරණි, පුදුම සහගත ලෙස සරල මූලධර්ම කිහිපයක සැඟවී තිබිය හැකිය.

මෙම මූලධර්ම නූතන කළමනාකරණයේ පදනම ලෙස සැලකෙන අතර, ඒවායේ කාලානුරූපී ස්වභාවය නිසා අදටත් ඕනෑම කණ්ඩායමක් හෝ ආයතනයක් තුළ පැහැදිලි බවක් සහ ස්ථාවරත්වයක් ඇති කිරීමට සමත් වේ.

මෙම ලිපියේ අරමුණ වන්නේ, ඕනෑම කණ්ඩායමකට හෝ ආයතනයකට පැහැදිලි බව සහ සාර්ථකත්වය ගෙන දිය හැකි, වඩාත්ම බලපෑමක් ඇති සහ සමහරවිට ඔබ මෙතෙක් නොසිතූ ආකාරයේ කළමනාකරණ අදහස් කිහිපයක් හෙළිදරව් කිරීමයි.

ඇයි ඔබට සිටිය යුත්තේ එක් ප්‍රධානියෙක් පමණක්ද? (එකමුතු ආඥාවේ බලය)

සෑම සේවකයෙකුම නියෝග ලබා ගත යුත්තේ එක් ඉහළ නිලධාරියෙකුගෙන් පමණක් බව හෙන්රි ෆයෝල්ගේ 'ආඥාවේ ඒකීයභාවය' (Unity of Command) මූලධර්මයෙන් පැහැදිලි කරයි. උදාහරණයක් ලෙස, විකුණුම් නියෝජිතයෙකු වාර්තා කළ යුත්තේ විකුණුම් කළමනාකරුට පමණි. එමගින් වෙනත් දෙපාර්තමේන්තු වලින් ලැබෙන පරස්පර විරෝධී උපදෙස් වළක්වා ගත හැකිය.

මෙය ඉතා සරලව ඇසුණ ද, එහි බලපෑම අතිමහත් ය. සේවකයෙකුට එකවර ප්‍රධානීන් කිහිප දෙනෙකුගෙන් උපදෙස් ලැබෙන විට, කුමන කාර්යයට ප්‍රමුඛත්වය දිය යුතුද යන්න පිළිබඳව මානසික ආතතියක් සහ ව්‍යාකූලත්වයක් ඇති වේ. මෙය තීරණ ගැනීමේ හැකියාව අඩපණ කරන අතර, වගකීමෙන් මිදී යාමට ද මග පාදයි. එක් ප්‍රධානියෙකු පමණක් සිටීම, මෙම ව්‍යාකූලත්වය ඉවත් කර සෘජු හා පැහැදිලි සන්නිවේදන මාර්ගයක් නිර්මාණය කරයි. ව්‍යාපෘති කණ්ඩායම් සහ matrix ව්‍යුහයන් සහිත වර්තමාන සංකීර්ණ ආයතන තුළ මෙය ක්‍රියාත්මක කිරීම අභියෝගාත්මක වුවද, පැහැදිලි සන්නිවේදන ක්‍රමවේද සහ නිශ්චිත කාර්යයන් සඳහා 'සෘජු අධීක්ෂණය' වැනි සම්බන්ධීකරණ ක්‍රම, 'එක් ප්‍රධානියා' යන රීතියේ පැහැදිලි බව තහවුරු කිරීමට අත්‍යවශ්‍ය වේ.

ආයතනයේ පොදු යහපතට ඔබේ පෞද්ගලික අභිලාෂයන් යටත් විය යුතුයි

පුද්ගලික අරමුණු ඉස්මතු කරන වර්තමාන ලෝකයේ, 'පුද්ගලික අවශ්‍යතා පොදු යහපතට යටත් කිරීම' (Subordination of Individual Interest to General Interest) යන මූලධර්මය තරමක් වෙනස් අදහසක් ලෙස පෙනෙන්නට පුළුවන. මෙහි අර්ථය සේවකයාගේ වැදගත්කම අඩු කිරීම නොවේ. ඒ වෙනුවට, ආයතනයක් ලෙස සාමූහිකව සාර්ථක වීමට නම්, ආයතනික ඉලක්ක පුද්ගලික අභිලාෂයන්ට වඩා ඉහළින් තිබිය යුතු බව අවධාරණය කරයි. නිදසුනක් ලෙස, විවේචනාත්මක ව්‍යාපෘතියක අවසන් දිනය සපුරාලීම සඳහා සේවකයින්ට තම පෞද්ගලික වෙනස්කම් පසෙකලා එකට වැඩ කිරීමට සිදු වේ. මෙය ඵලදායී කණ්ඩායම් ක්‍රියාකාරිත්වයේ මුල්ගල වන අතර, එය හවුල් දැක්මක් දිරිමත් කරමින් පොදු අරමුණක් කරා සියලු දෙනා මෙහෙයවයි.

වැටුපෙන් ඔබ්බට: සේවකයන් සැබවින්ම පොළඹවන්නේ කුමක්ද?

සාධාරණ වැටුපක් සහ දීමනා ('Hygiene factors' හෙවත් 'Monetary Remuneration') සේවක අතෘප්තිය වැළැක්වීමට අත්‍යවශ්‍ය බව සැබෑවකි. නමුත් හර්ස්බර්ග්ගේ ද්වි-සාධක න්‍යායට අනුව, ඒවා පමණක් ඉහළ කාර්ය සාධනයක් හෝ කැපවීමක් ඇති කිරීමට ප්‍රමාණවත් නොවේ. මුදල් මගින් පෙළඹවීමක් ඇති කළ හැකි නමුත්, සැබෑ ආශ්වාදයක් සහ දිගුකාලීන ලැදියාවක් ගොඩනැගීමට මුදල්මය නොවන ප්‍රතිලාභ වඩාත් බලවත් වේ.

සේවකයින් සැබවින්ම පොළඹවන සහ ආයතනයට බැඳ තබන ප්‍රධාන සාධක කිහිපයක් මෙන්න:

• පිළිගැනීම සහ වගකීම (Recognition and Responsibility): සේවකයාගේ කාර්යය අගය කිරීම සහ ඔවුන්ට වැදගත් වගකීම් පැවරීම.
• වෘත්තීය සංවර්ධන අවස්ථා (Professional Development Opportunities): පුහුණුව, වැඩමුළු සහ වෘත්තීය දියුණුව සඳහා අවස්ථා ලබා දීම.
• නම්‍යශීලී වැඩ විධිවිධාන (Flexible Work Arrangements): සේවා කාලසටහන් හෝ දුරස්ථව වැඩ කිරීමේ අවස්ථා වැනි නම්‍යශීලී බවක් ලබා දීම.

මෙම මුදල්මය නොවන ප්‍රතිලාභ, හර්ස්බර්ග්ගේ න්‍යායේ සඳහන් 'පෙළඹවීමේ සාධක' (Motivators) වන ජයග්‍රහණය සහ පිළිගැනීම සඳහා ඇති සේවකයාගේ අභ්‍යන්තර අවශ්‍යතාවය සපුරාලයි. වැටුප මගින් හුදෙක් අතෘප්තිය වළක්වන අතර, මෙම සාධක මගින් වඩාත් ඔරොත්තු දෙන සහ කැපවීමෙන් වැඩ කරන ශ්‍රම බලකායක් ගොඩනැගේ.

ගැටළු පැමිණීමට පෙර ඒවා නැවැත්වීම: කළමනාකරණයේ රහස් ආයුධය

බොහෝ දෙනෙක් 'පාලනය' (Control) යනු ගැටලුවක් සිදු වූ පසු එය හඳුනාගෙන නිවැරදි කිරීමේ ක්‍රියාවලියක් (Feedback Control) ලෙස සිතති. උදාහරණයක් ලෙස, 'පාරිභෝගික තෘප්තිමත්භාවය පිළිබඳ සමීක්ෂණ' (Customer Satisfaction Surveys) මගින් සේවා දුර්වලතා හඳුනාගෙන ඒවා නිවැරදි කිරීම දැක්විය හැක. නමුත් මීට වඩා ඵලදායී පාලන ක්‍රමයක් පවතී. එය 'පූර්ව පාලනය' (Feedforward/Preliminary Control) ලෙස හැඳින්වේ. මෙය ගැටළු ඇතිවීම වැළැක්වීම කෙරෙහි අවධානය යොමු කරන ක්‍රියාකාරී උපාය මාර්ගයකි. වැඩ ආරම්භ කිරීමටත් පෙර නිසි සැලසුම්කරණය සහ සූදානම තුළින් අනාගතයේ ඇති විය හැකි ගැටළු මඟහරවා ගැනීම මෙහි අරමුණයි.

උදාහරණයක් ලෙස, ව්‍යාපෘතියක් ආරම්භ කිරීමට පෙර 'අයවැය වෙන් කිරීමක්' (Budget Allocation) සිදු කිරීම හෝ යන්ත්‍ර සූත්‍ර නඩත්තු කිරීම සඳහා 'නිවාරණ නඩත්තු කාලසටහනක්' (Preventive Maintenance Schedule) සකස් කිරීම දැක්විය හැක. මෙම ප්‍රවේශය මගින් සම්පත් ඉතිරි වන අතර, වඩාත් ධනාත්මක සහ කාර්යක්ෂම සේවා පරිසරයක් ගොඩනැගේ.

අවසාන සිතුවිල්ල

කාලයත් සමඟ කළමනාකරණ න්‍යායන් සහ ක්‍රමවේදයන් වෙනස් වුවද, මෙම මූලික මූලධර්මවල හරය අදටත් ඕනෑම කණ්ඩායමක පැහැදිලි බව, කාර්යක්ෂමතාව සහ සාර්ථකත්වය සඳහා අතිශයින්ම අදාළ වේ. ඒවා නවීන අභියෝග සඳහා සරල, එහෙත් බලවත් විසඳුම් ලබා දෙයි.

ඔබට සිතීමට ප්‍රශ්නයක්: මෙම මූලධර්මවලින් කවරක් ඔබේ සේවා ස්ථානයට වඩාත්ම අවශ්‍ය යැයි ඔබ සිතන්නේද, එය ක්‍රියාවට නැංවීමට ඇති බාධාව කුමක්ද?