ඕනෑම ආයතනයක ඇති සාර්ථකත්වයේ රහස්

ඇයි සමහර ආයතන සාර්ථක වෙද්දී, තවත් සමහරක් එකතැන පල් වෙන්නේ? 

සාර්ථක කණ්ඩායම් පිටුපස ඇති රහස කුමක්ද? මෙම ප්‍රශ්නවලට පිළිතුරු බොහෝවිට අප සිතනවාට වඩා සංකීර්ණයි. සාමාන්‍යයෙන් අප දකින්නේ ආයතනයක මතුපිට ඇති දේ පමණි: එහි නීති රීති, තනතුරු, සහ ආයතනික සටහන. එහෙත්, මෙම දෘශ්‍යමාන ව්‍යුහයට යටින්, ආයතනයක සැබෑ සාර්ථකත්වය හෝ අසාර්ථකත්වය තීරණය කරන සැඟවුණු ගතිකයන් පද්ධතියක් ක්‍රියාත්මක වේ.

මෙම ලිපිය මගින්, පොදුවේ පිළිගත් මතයන්ට අභියෝග කරන, කළමනාකරණ සිද්ධාන්තවලින් හෙළිදරව් වූ පුදුම සහගත එහෙත් බලගතු සත්‍යයන් පහක් ඔබ වෙත ගෙන එයි. මෙම කරුණු හුදෙක් ශාස්ත්‍රීය සංකල්ප පමණක් නොව, ඕනෑම කළමනාකරුවෙකුට, කණ්ඩායම් නායකයෙකුට හෝ සේවකයෙකුට තම ආයතනය වඩාත් හොඳින් අවබෝධ කර ගැනීමට උපකාරී වන ප්‍රායෝගික මෙවලම් වේ.

ඔබ කුමන ආයතනයක සේවය කළත්, මෙම සැඟවුණු සත්‍යයන් අවබෝධ කර ගැනීම, ඔබ ඔබේ කණ්ඩායම සහ ආයතනය දෙස බලන ආකාරය සදහටම වෙනස් කරනු ඇත..

1. නියම සංවිධානය ඇසට පෙනෙන්නේ නැත: විධිමත් සහ අවිධිමත් ව්‍යුහයන්ගේ බලය

බොහෝ දෙනෙකු ආයතනයක් ලෙස සලකන්නේ එහි නිල ව්‍යුහය, එනම් නීති රීති, තනතුරු, සහ වාර්තාකරණ සම්බන්ධතා ඇතුළත් විධිමත් සංවිධානයයි. මෙය ආයතනයක අරමුණු ඉටු කර ගැනීම සඳහා සවිඥානිකව සහ සැලසුම් සහගතව නිර්මාණය කරන ලද ව්‍යුහයකි. නමුත් මෙය කතාවේ එක් පැත්තක් පමණි.

සෑම ආයතනයක් තුළම, ඊට සමාන්තරව ක්‍රියාත්මක වන තවත් ප්‍රබල ව්‍යුහයක් පවතී. එය "අවිධිමත් සංවිධානය" යි. මෙය සේවකයින් අතර ස්වයංසිද්ධව ගොඩනැගෙන මිත්‍රත්වයන්, පුද්ගලික සබඳතා, සහ සමාජ ජාලයන්ගෙන් සමන්විත වේ. එය පදනම් වන්නේ "පුද්ගලික අවශ්‍යතා, හැඟීම්, සහ ආකල්ප" මත මිස, ආයතනික නීති මත නොවේ. මෙම ව්‍යුහ දෙක අතර ඇති සම්බන්ධය ඉතා තීරණාත්මක ය.

"විධිමත් සංවිධානය ආයතනයේ 'ඇටසැකිල්ල' ලෙස ක්‍රියා කරන විට, අවිධිමත් සංවිධානය එහි 'රුධිර සංසරණ පද්ධතිය' ලෙස ක්‍රියා කරයි."

මෙය වැදගත් වන්නේ ඇයි? විධිමත් ව්‍යුහය පමණක් දකින කළමනාකරුවෙකුට, සේවක චිත්ත ධෛර්යය, තොරතුරු සැබෑ ලෙසම පැතිරෙන ආකාරය (කටකතා ජාලය හෙවත් "grapevine"), සහ මිනිසුන් සැබවින්ම අභිප්‍රේරණය කරන දේ පිළිබඳ වටිනා තොරතුරු මග හැරේ. සේවකයින්ගේ සමාජ අවශ්‍යතා සපුරාලීමට සහ රැකියා තෘප්තිය ඉහළ නැංවීමට අවිධිමත් සංවිධානය ඉටු කරන කාර්යභාරය අවබෝධ කර ගැනීම, සාර්ථක කළමනාකරණයට අත්‍යවශ්‍ය වේ.

2. ඔබේ ආයතනික සටහන (Org Chart) බොහෝවිට ප්‍රබන්ධයකි

ආයතනික සටහනක් (Organization Chart) යනු විධිමත් ව්‍යුහය, වාර්තාකරණ සම්බන්ධතා, සහ විධාන දාමය පැහැදිලිව පෙන්වන ප්‍රයෝජනවත් මෙවලමකි. එය ආයතනය තුළ පැහැදිලි බවක් ඇති කිරීමට උපකාරී වේ. නමුත් පුදුමයට කරුණ නම්, මෙම සටහන ආයතනයක සැබෑ ක්‍රියාකාරීත්වය පිළිබඳ සම්පූර්ණ සත්‍යය හෙළි නොකිරීමයි. ආයතනික සටහන අසමත් වන්නේ, පළමු කරුණේදී අප සාකච්ඡා කළ අවිධිමත් සංවිධානයේ බලය ග්‍රහණය කර ගැනීමට එයට නොහැකි නිසාය. එහි බරපතල සීමාවන් කිහිපයක් පවතී.

• මානව සබඳතා නිරූපණය නොකිරීම: එය විධිමත් සම්බන්ධතා පමණක් පෙන්වන අතර, මිනිසුන් අතර ඇති සංකීර්ණ මානව සහ පුද්ගලික සබඳතා නිරූපණය නොකරයි.
• අවිධිමත් සබඳතා නොසලකා හැරීම: ආයතනයක ක්‍රියාකාරීත්වයට අතිශයින් වැදගත් වන, අවිධිමත් සබඳතා සහ බල කේන්ද්‍ර සම්පූර්ණයෙන්ම නොසලකා හරියි.
• අධිකාරියේ ප්‍රමාණය නොදැක්වීම: පුද්ගලයෙකු සතු අධිකාරියේ සැබෑ ප්‍රමාණය හෝ තරම එයින් නොපෙන්වයි. එකම මට්ටමේ සිටින කළමනාකරුවන් දෙදෙනෙකුට වුවද, වෙනස් බලතල ප්‍රමාණයක් තිබිය හැකිය.
• නම්‍යශීලී නොවීම: වේගයෙන් වෙනස් වන ආයතනවල, නව තනතුරක් ඇති වූ විට හෝ ව්‍යුහය වෙනස් වූ විට, ආයතනික සටහන ඉතා ඉක්මනින් යල්පැන ගිය එකක් බවට පත් වේ.

මෙම සීමාවන් නිසා, ආයතනික සටහන යනු යථාර්ථයේ ස්ථිතික ඡායාරූපයක් පමණි.

"සැබෑ සංවිධානය පවතින්නේ කඩදාසිය මත නොව, මිනිසුන් අතර ඇති සබඳතා ජාලය තුළය."

පුද්ගලයෙකුගේ සැබෑ බලපෑම පැමිණෙන්නේ ඔහුගේ හෝ ඇයගේ තනතුරෙන් පමණක් නොවේ. එය අත්දැකීම්, ජ්‍යේෂ්ඨත්වය, හෝ පුද්ගලික සබඳතා වැනි, ආයතනික සටහනෙන් පිටත පවතින සාධක මත ද රඳා පවතී.

3. අධි-කාර්යක්ෂමතාවයේ සැඟවුණු අනතුර: ශ්‍රම විභජනයේ අඳුරු පැතිකඩ

ඇඩම් ස්මිත් විසින් ප්‍රචලිත කරන ලද ශ්‍රම විභජනය (Division of Labour) සංකල්පය, කාර්මික විප්ලවයේ සිටම ඵලදායිතාව ඉහළ නැංවීමේ මූලිකම මූලධර්මය ලෙස සැලකේ. සංකීර්ණ කාර්යයක් කුඩා, සරල කොටස්වලට කඩා, එක් එක් කොටස සඳහා විශේෂිත සේවකයින් යෙදවීම මගින් කාර්යක්ෂමතාව ඉහළ යන බව කවුරුත් දන්නා කරුණකි.

නමුත්, බොහෝ දෙනෙකු නොසලකා හරින කරුණ නම්, මෙම විශේෂීකරණය එහි උපරිමයට ගෙන ගිය විට, එය ආයතනයට බරපතල අවාසි ඇති කළ හැකි බවයි. කාර්යක්ෂමතාව හඹා යාමේ සැඟවුණු අඳුරු පැතිකඩක් පවතී.

1. දැනුම සීමා වීම (Limited Knowledge): සේවකයින් නැවත නැවතත් එකම කුඩා කාර්යයෙහි නිරත වන විට, ඔවුන්ගේ දැනුම එම ක්ෂේත්‍රයට පමණක් සීමා වේ. සමස්ත නිෂ්පාදන ක්‍රියාවලිය පිළිබඳ ඔවුන්ගේ අවබෝධය අඩු වේ.
2. දාම ප්‍රතික්‍රියාවක අවදානම (Risk of a Chain Reaction): නිෂ්පාදන ක්‍රියාවලිය එකිනෙක මත රඳා පවතින අංශ පෙළක් ලෙස ක්‍රියාත්මක වන නිසා, එක් අංශයක සිදුවන කුඩා ප්‍රමාදයක් හෝ අකාර්යක්ෂමතාවක්, සමස්ත නිෂ්පාදන දාමයම නතර කිරීමට හේතු විය හැක.
3. කාර්යයේ නීරස බව (Monotony of Work): සෑම විටම එකම, පුනරාවර්තනීය කාර්යය ඉටු කිරීම, සේවකයින්ට කාර්යය නීරස වීමට හේතු වේ. මෙය රැකියා තෘප්තිය, අභිප්‍රේරණය, සහ අවසානයේදී ගුණාත්මකභාවය අඩු වීමට සෘජුවම බලපායි.
4. නඩත්තු පිරිවැය ඉහළ යාම (Increased administrative/maintenance cost): විවිධ විශේෂිත කාර්යයන් සඳහා වෙන වෙනම තනතුරු රාශියක් නිර්මාණය කර නඩත්තු කිරීමේ පරිපාලන පිරිවැය ඉහළ යා හැකිය.

මෙයින් ගත යුතු පාඩම නම්, විශේෂීකරණය වැදගත් වුවද, එය සමබරව යෙදිය යුතු බවයි. අධික විශේෂීකරණය මගින් ආයතනයක් වඩාත් බිඳෙනසුලු කළ හැකි අතර, සේවකයින්ට තම රැකියාව අර්ථ විරහිත එකක් බවට පත් කළ හැකිය.

4. "පරිපූර්ණ නායකත්ව ශෛලියක්" කියා දෙයක් නැත

"හොඳම නායකත්ව ශෛලිය කුමක්ද?" යන ප්‍රශ්නය කළමනාකරණ ලෝකයේ නිරන්තරයෙන් ඇසෙන්නකි. සමහරු ඒකාධිපති (Autocratic) ශෛලිය අගය කරන අතර, තවත් සමහරු ප්‍රජාතන්ත්‍රවාදී (Democratic) හෝ නිදහස් (Laissez-Faire) ශෛලීන් වඩාත් ඵලදායී බව විශ්වාස කරති. නමුත් සත්‍යය නම්, මේ කිසිවක් තනිවම "හොඳම" ශෛලිය නොවන බවයි.

පිළිතුර රැඳී ඇත්තේ අවස්ථානුකූල න්‍යාය (Contingency Theory) තුළය. එහි මූලික තර්කය සරල එහෙත් බලගතුය: වඩාත්ම ඵලදායී නායකත්ව ශෛලිය, ඔබ මුහුණ දෙන තත්ත්වය මත රඳා පවතී.

හදිසි අර්බුදකාරී අවස්ථාවකදී තීරණාත්මකව සහ ඒකාධිපති ලෙස ක්‍රියා කරන නායකයෙක්, සංකීර්ණ ගැටලුවකට විසඳුම් සෙවීමේදී තම කණ්ඩායම සමඟ ප්‍රජාතන්ත්‍රවාදීව සාකච්ඡා කරයි නම්, සහ ඉහළ නිපුණතාවයක් ඇති විශේෂඥ කණ්ඩායමකට නිදහසේ වැඩ කිරීමට ඉඩ හරින්නේ නම් (Laissez-Faire), ඔහු හෝ ඇය පරස්පර විරෝධී අයෙකු නොව, අතිශයින්ම ඵලදායී නායකයෙකි.

"ඵලදායී නායකයෙකු යනු, නිශ්චිත තත්වයක් (අවස්ථානුකූල න්‍යාය) තුළ අවශ්‍ය වන නිවැරදි හැසිරීම (චර්යා න්‍යාය) ප්‍රදර්ශනය කිරීමට අවශ්‍ය ලක්ෂණ (ලක්ෂණ න්‍යාය) සහිත පුද්ගලයෙකි."

සැබෑ නායකත්වය යනු එක් ශෛලියකට කොටු වීම නොව, තමන් මුහුණ දෙන තත්ත්වය සහ තම කණ්ඩායමේ අවශ්‍යතා අනුව, තම ප්‍රවේශය නම්‍යශීලීව වෙනස් කිරීමට ඇති ප්‍රඥාවයි.

5. පඩි වැඩි කළාට ඔබේ කණ්ඩායම රැකියාවට ආදරය කරන්නේ නැත

කළමනාකරුවන් මුහුණ දෙන පොදු ගැටලුවකි: සේවකයින්ට වැටුප් වැඩි කිරීමක් හෝ වඩා හොඳ කාර්යාල පහසුකම් ලබා දුන් පසුත්, ඔවුන්ගේ අභිප්‍රේරණය කෙටි කලකින් නැවතත් පහළ යන්නේ ඇයි? පිළිතුර හර්ස්බර්ග්ගේ ද්වි-සාධක න්‍යාය (Herzberg's Two-Factor Theory) මගින් පැහැදිලි කරයි. මෙම න්‍යායට අනුව, රැකියා ස්ථානයේ අභිප්‍රේරණයට බලපාන සාධක වර්ග දෙකක් පවතී.

• සනීපාරක්ෂක සාධක (Hygiene Factors): මේවා රැකියාව පිළිබඳ අතෘප්තිය වළක්වන සාධක වේ. උදාහරණ ලෙස වැටුප, සමාගම් ප්‍රතිපත්ති, වැඩ කරන තත්ත්වයන්, සහ අධීක්ෂකගේ ගුණාත්මකභාවය දැක්විය හැකිය. මෙම සාධක නිසි මට්ටමේ නොමැති නම්, සේවකයින් අසතුටට පත් වේ. නමුත්, මේවා වැඩිදියුණු කළ පමණින් ඔවුන් සතුටට හෝ අභිප්‍රේරණයට පත් වන්නේ නැත. ඒවා හුදෙක් අසතුට නැති කර, මධ්‍යස්ථ තත්ත්වයක් ඇති කරයි.
• අභිප්‍රේරක සාධක (Motivators): මේවා සැබෑ රැකියා තෘප්තිය සහ අභිප්‍රේරණය ඇති කරන සාධක වේ. උදාහරණ ලෙස ජයග්‍රහණ, පිළිගැනීම, වගකීම, රැකියාවම, සහ පෞද්ගලික වර්ධනය සඳහා ඇති අවස්ථා දැක්විය හැකිය. සේවකයින් සැබවින්ම දිරිමත් වන්නේ සහ තම උපරිමයෙන් වැඩ කරන්නේ මෙම සාධක ලැබුණු විටය.

මෙහි ඇති බලගතු පාඩම නම්, නායකයෙකු පළමුව සනීපාරක්ෂක සාධක සපුරා, අසතුටුදායක පරිසරයක් නැති කළ යුතුය. නමුත්, තම කණ්ඩායම සැබවින්ම දිරිමත් කිරීමට නම්, ඔහු හෝ ඇය අභිප්‍රේරක සාධක කෙරෙහි, එනම් ජයග්‍රහණ, පිළිගැනීම සහ වගකීම සඳහා අවස්ථා නිර්මාණය කිරීම කෙරෙහි අවධානය යොමු කළ යුතුය. හොඳ වැටුපක් මිනිසුන් රැකියාවට ගෙන්වා ගනී, නමුත් අර්ථවත් කාර්යයක් ඔවුන්ව විශිෂ්ටත්වයට පත් කරයි.

--------------------------------------------------------------------------------

නිගමනය

ආයතනයක සාර්ථකත්වය රඳා පවතින්නේ එහි මතුපිට පෙනෙන ව්‍යුහය මත පමණක් නොවේ. ඒ වෙනුවට, සංවිධාන ව්‍යුහය සහ මානව අභිප්‍රේරණය පිළිබඳ ගැඹුරු, බොහෝ විට නොපෙනෙන මූලධර්ම අවබෝධ කර ගැනීම එහි යතුරයි. වඩාත්ම ඵලදායී නායකයින් යනු දෘශ්‍යමාන දෙයින් ඔබ්බට බලා, අනුවර්තනය වීමේ හැකියාව ඇති අයයි. ඔවුන්, ආයතනයේ සැබෑ බලය රැඳී ඇත්තේ අවිධිමත් සබඳතා තුළ බවත් (සත්‍ය 1), ආයතනික සටහන යනු අසම්පූර්ණ සිතියමක් බවත් (සත්‍ය 2) දනී. අධික කාර්යක්ෂමතාව පසුපස හඹා යාමේදී සේවක චිත්ත ධෛර්යයට වන හානිය (සත්‍ය 3) ඔවුන් තේරුම් ගන්නා අතර, හොඳ වැටුපකින් පමණක් අභිප්‍රේරණය ඇති කළ නොහැකි බව (සත්‍ය 5) වටහා ගනී. මේ සියලු සැඟවුණු සත්‍යයන් කළමනාකරණය කිරීමේ ප්‍රධාන යතුර වන්නේ, තත්ත්වයට ගැලපෙන නායකත්ව ශෛලියක් තෝරා ගැනීමේ ප්‍රඥාවයි (සත්‍ය 4).

මෙම සැඟවුණු සත්‍යයන් දැනගත් පසු, ඔබ ඔබේ කණ්ඩායම හෝ ආයතනය තුළ හෙට දිනයේදී ඇති කළ හැකි එක් කුඩා, එහෙත් බලගතු වෙනස කුමක්ද?