ආයතනයක සාර්ථකත්වය සඳහා අත්‍යවශ්‍ය ආයතනික සංවිධානය

අප බොහෝ දෙනෙක් යම් ආයතනයක සේවය කර ඇතත්, එම ආයතනය නිර්මාණය වී ඇති ආකාරය හෝ එහි කාර්යයන් සිදු වන ආකාරය පාලනය කරන නොපෙනෙන බලවේග ගැන සිතන්නේ කලාතුරකිනි. අප දකින සංවිධාන සටහන, තනතුරු සහ දෙපාර්තමේන්තු යනු සමස්ත චිත්‍රයේ එක් කොටසක් පමණි. සැබෑ බලය, තොරතුරු ගලායාම සහ තීරණ ගැනීමේ ක්‍රියාවලිය බොහෝ විට අප නොදකින මාර්ග ඔස්සේ සිදු වේ.

මෙම ලිපියේ අරමුණ වන්නේ ආයතනික සැලසුම්කරණය පිළිබඳ ඔබව පුදුමයට පත් කළ හැකි, එහෙත් රැකියා ස්ථානය දෙස බලන ආකාරය වෙනස් කරන, බලගතු සත්‍ය පහක් හෙළිදරව් කිරීමයි. මෙම කරුණු අවබෝධ කර ගැනීමෙන්, ආයතනයක් යනු හුදෙක් ව්‍යුහයක් නොව, සංකීර්ණ මානව පද්ධතියක් බව ඔබට වැටහෙනු ඇත.

1. ඔබ නොදකින "අවිධිමත් සංවිධානය": ඔබේ ආයතනය පාලනය කරන සැබෑ බලවේගය

සෑම ආයතනයක් තුළම, කළමනාකාරීත්වය විසින් සැලසුම් සහගතව නිර්මාණය කරන ලද "විධිමත් සංවිධානයක්" (Formal Organization) පවතී. නමුත් ඊට සමගාමීව, සේවකයින්ගේ පෞද්ගලික සබඳතා, මිත්‍රත්වයන් සහ සමාජීය බැඳීම් මත පදනම්ව ස්වයංසිද්ධව ගොඩනැගෙන "අවිධිමත් සංවිධානයක්" (Informal Organization) ද ක්‍රියාත්මක වේ. මෙය ආයතනයේ සැඟවුණු, එහෙත් අතිශය බලවත්, බලවේගයයි. 

විධිමත් ව්‍යුහය ආයතනයේ "ඇටසැකිල්ල" නම්, අවිධිමත් ව්‍යුහය එහි "රුධිර සංසරණ පද්ධතිය" වේ. මෙම අවිධිමත් ජාලය පුදුම සහගත ලෙස බලවත්ය. බොහෝ විට ආයතනික තොරතුරු, නිල සන්නිවේදන මාර්ගවලට වඩා වේගයෙන් අවිධිමත් "කටකතා ජාලය" (Grapevine) හරහා පැතිරී යයි. මෙම අවිධිමත් සබඳතා සේවක චිත්ත ධෛර්යයට, ඵලදායිතාවයට සහ රැකියා තෘප්තියට සෘජුවම බලපායි.

ඵලදායිතාව සහ රැකියා තෘප්තිය කෙරෙහි විශාල බලපෑමක් ඇති කිරීම: සේවකයින් අතර පවතින යහපත් අවිධිමත් සබඳතා ඔවුන්ගේ රැකියා තෘප්තිය සහ ඵලදායිතාව ඉහළ නැංවීමට හේතු විය හැකිය.

එබැවින්, දක්ෂ නායකයෙකු විධිමත් ව්‍යුහය කළමනාකරණය කරන අතරම, මෙම අවිධිමත් ජාලය හඳුනාගෙන එය ආයතනයේ යහපත සඳහා ධනාත්මකව යොදා ගැනීමට උත්සාහ කරයි.

2. ඔබේ ආයතනික සටහන (Org Chart) ඔබට පෙන්වන්නේ අර්ධ සත්‍යයක් පමණයි

සංවිධාන සටහන (Organization Chart) යනු කවුරුන් කාට වාර්තා කරන්නේද යන්න පෙන්වන, කොටු සහ රේඛාවලින් සමන්විත හුරුපුරුදු රූප සටහනයි. නමුත් පුදුමයට කරුණ නම්, මෙම සටහන බොහෝ විට නොමඟ යවන සුළු වීමයි. මූලාශ්‍රයේ සඳහන් වන පරිදි, එය ආයතනයේ ස්ථිතික "ඡායාරූපයක්" මිස, එහි ගතික "වීඩියෝවක්" නොවේ. එය කඩදාසිය මත ඇති ව්‍යුහය පෙන්වුවද, සැබෑ ලෙස ක්‍රියාත්මක වන බල ගතිකයන් සහ මානව සබඳතා සම්පූර්ණයෙන්ම නොසලකා හරියි.

සංවිධාන සටහනක ප්‍රධාන සීමාවන් කිහිපයක් මෙසේය:

• මානව සබඳතා නිරූපණය නොකිරීම: එය ප්‍රධානීන් සහ යටත් නිලධාරීන් අතර ඇති විධිමත් සම්බන්ධතාවය පමණක් පෙන්වන අතර, ඔවුන් අතර පවතින පෞද්ගලික සහ මානව සබඳතා නොසලකා හරියි.

• අවිධිමත් සබඳතා නොසලකා හැරීම: ආයතනයක ක්‍රියාකාරීත්වයට අතිශයින් වැදගත් වන අවිධිමත් බල කේන්ද්‍ර සහ තොරතුරු ගලායන මාර්ග එයින් සම්පූර්ණයෙන්ම මග හැරේ.

• අධිකාරියේ ප්‍රමාණය නොදැක්වීම: යම් තනතුරක් දරන්නෙකුට ඇති සැබෑ අධිකාරියේ ප්‍රමාණය හෝ තීරණ ගැනීමේ බලයේ තරම එයින් නිශ්චිතව නොපෙන්වයි.

මෙහි ප්‍රධාන පාඩම නම්, සැබෑ බලපෑම සංවිධාන සටහනක ලකුණු කරනු ලබන්නක් නොව, විශේෂඥ දැනුම සහ සබඳතා තුළින් දිනාගනු ලබන්නක් බවයි. සංවිධාන සටහන පමණක් පදනම් කරගෙන ගමන් කරන කළමනාකරුවෙකු, ආයතනික ප්‍රතිඵල මෙහෙයවන යටි දිය පහරවල් නොදකින, අන්ධයෙකු සේ පියාසර කරන්නෙකුට සමානය.

3. "ශ්‍රම විභජනය" නම් දෙබිඩි කඩුව: කාර්යක්ෂමතාවයේ සැඟවුණු අතුරු ආබාධ

ඇඩම් ස්මිත් විසින් හඳුන්වා දුන් "ශ්‍රම විභජනය" (Division of Labour) යනු විශාල කාර්යයක් කුඩා, විශේෂිත කොටස්වලට බෙදා, එක් එක් පුද්ගලයාට එක් කාර්යයක් පැවරීම මගින් ඵලදායිතාව ඉහළ නැංවීමේ මූලධර්මයයි. මෙය කාර්යක්ෂමතාව සඳහා අතිශයින් ප්‍රයෝජනවත් වුවද, එයට පුදුම සහගත අතුරු ආබාධ කිහිපයක් පවතී.

වාසි (Advantages): ශ්‍රම විභජනය මගින් එක් එක් සේවකයා තම කාර්යය පිළිබඳ විශේෂඥයෙකු බවට පත් වේ. මෙය නිෂ්පාදනය වැඩි වීමට, උසස් තත්ත්වයේ නිමැවුම් බිහිවීමට සහ සමස්තයක් ලෙස ආයතනයේ ලාභදායිතාව ඉහළ යාමට සෘජුවම හේතු වේ.

අවාසි (සැඟවුණු අතුරු ආබාධ):

• කාර්යය නීරස වීම (Monotony): සෑම දිනකම එකම, පුනරාවර්තනීය කාර්යයක නිරත වීම සේවකයින්ට නීරස විය හැකි අතර, එය ඔවුන්ගේ රැකියා තෘප්තිය සහ අභිප්‍රේරණය අඩු කිරීමට හේතු වේ.

• දැනුම සීමා වීම: සේවකයින්ගේ දැනුම, තමන් නිරත වන නිෂ්පාදන ක්‍රියාවලියේ එක් කුඩා කොටසකට පමණක් සීමා වේ. ඔවුන්ට සමස්ත ක්‍රියාවලිය පිළිබඳ පුළුල් අවබෝධයක් නොලැබී යයි.

• දාම ප්‍රතික්‍රියාව (Chain Reaction Effect): නිෂ්පාදන ක්‍රියාවලිය එකිනෙක මත රඳා පවතින නිසා, එක් අංශයක හෝ එක් පුද්ගලයෙකුගේ ප්‍රමාදයක් හෝ අකාර්යක්ෂමතාවයක්, සමස්ත නිෂ්පාදන දාමයම අඩපණ කිරීමට හේතු විය හැක.

මෙයින් පෙනී යන්නේ කාර්යක්ෂමතාව සහ සේවක අභිප්‍රේරණය අතර සියුම් තුලනයක් පවත්වා ගැනීම කළමනාකාරීත්වයේ අභියෝගය බවයි. පුනරාවර්තනීය කාර්යයන් සඳහා රැකියා මාරු කිරීම (job rotation) වැනි ක්‍රමවේද හඳුන්වා දීමෙන් මෙම අතුරු ආබාධ අවම කරගත හැකිය.

4. ඔබ වැඩ කරන්නේ "උස්" ද "පැතලි" ද ආයතනයක ද? තීරණය කරන එකම සාධකය

ඔබේ ආයතනික ව්‍යුහය "උස්" (Tall) ද නැතහොත් "පැතලි" (Flat) ද යන්න තීරණය කරන්නේ එක් ප්‍රධාන සාධකයක් මගිනි: "පාලන පරාසය" (Span of Control). පාලන පරාසය යනු එක් කළමනාකරුවෙකුට ඵලදායීව අධීක්ෂණය කළ හැකි යටත් නිලධාරීන් සංඛ්‍යාවයි.

සේවකයින් 64 දෙනෙකු සිටින ආයතනයක උදාහරණය සලකා බලමු:

• උස් සංවිධාන ව්‍යුහය (Tall Structure): මෙය ඇතිවන්නේ පටු පාලන පරාසයක් (උදා: එක් කළමනාකරුවෙකුට යටත් නිලධාරීන් 2ක්) නිසාය. මෙම 64 දෙනා අධීක්ෂණය කිරීමට, කළමනාකරණ මට්ටම් 6ක් සහ කළමනාකරුවන් 63 දෙනෙකුගෙන් යුත් සංකීර්ණ ධූරාවලියක් නිර්මාණය වේ. මෙහි ප්‍රතිඵල ලෙස, පරිපාලන පිරිවැය ඉහළ යාම සහ ඉහළ සිට පහළට සන්නිවේදනය මන්දගාමී වීම සිදු වේ.

• පැතලි සංවිධාන ව්‍යුහය (Flat Structure): මෙය ඇතිවන්නේ පුළුල් පාලන පරාසයක් (උදා: එක් කළමනාකරුවෙකුට යටත් නිලධාරීන් 8ක්) නිසාය. මෙහි ප්‍රතිඵල ලෙස, කළමනාකරුවන් අඩු සංඛ්‍යාවක් සිටීම, පිරිවැය අඩු වීම, සන්නිවේදනය සහ තීරණ ගැනීම වේගවත් වීම, සහ සේවකයින්ට වැඩි ස්වාධීනත්වයක් ලැබීම සිදු වේ.

එබැවින්, ආයතනයක් තම ව්‍යුහය තෝරා ගැනීමේදී, සමීප පාලනය අවශ්‍යද, නැතහොත් වෙළඳපොළට ඉක්මනින් ප්‍රතිචාර දැක්වීමට අවශ්‍ය නම්‍යශීලී බව සහ වේගය අවශ්‍යද යන්න තීරණය කළ යුතුය.

5. බලය පැවරීමට කළමනාකරුවන් අකමැති ඇයි? (සහ සේවකයින් එය භාරගැනීමට බය ඇයි?)

න්‍යායාත්මකව, "බලතල පැවරීම" (Delegation) යනු සරල ක්‍රියාවලියකි. එහෙත් ප්‍රායෝගිකව, එය කළමනාකරුවන් සහ සේවකයින් යන දෙපාර්ශවයටම බලපාන මානසික බාධකවලින් පිරී පවතී.

• කළමනාකරුවන් බලතල පැවරීමට අකමැති වීමට හේතු:

    ◦ "මට වඩා හොඳින් කිසිවෙකුට මෙය කළ නොහැක" යන ආකල්පය.

    ◦ බලතල පැවරීමෙන් තමාගේ පාලනය සහ වැදගත්කම නැති වේ යැයි ඇති බිය.

    ◦ යටත් නිලධාරීන්ගේ හැකියාව පිළිබඳ විශ්වාසයක් නොමැති වීම.

• අනුගාමිකයන් බලතල භාරගැනීමට අකමැති වීම:

    ◦ නව වගකීමක් භාරගෙන කටයුතු කිරීමේදී වැරදීම් සිදු වී විවේචනවලට ලක් වේ යැයි ඇති බිය.

    ◦ තමන්ගේ හැකියාව පිළිබඳ ආත්ම විශ්වාසයක් නොමැති වීම.

    ◦ නව කාර්යය ඉටු කිරීමට අවශ්‍ය ප්‍රමාණවත් තොරතුරු හෝ පුහුණුවක් නොමැති බව හැඟී යාම.

මෙය විනාශකාරී චක්‍රයක් හෙළිදරව් කරයි: පාලනය නැති වේ යැයි කළමනාකරුගේ ඇති බිය සහ යටත් නිලධාරීන් කෙරෙහි ඇති අවිශ්වාසය, සේවකයාගේ විවේචනයට ඇති බිය සහ ආත්ම විශ්වාසය නොමැතිකම සෘජුවම පෝෂණය කරයි. මෙම අර්බුදය බිඳ දැමීමට, බලතල පැවරීමට නියෝගයක් නිකුත් කිරීම පමණක් ප්‍රමාණවත් නොවේ; පළමුව, මානසික සුරක්ෂිතභාවයෙන් යුතු සංස්කෘතියක් ගොඩනැගිය යුතුය.

Conclusion

ආයතනයක් යනු හුදෙක් සංවිධාන සටහනක් හෝ නීති රීති මාලාවක් නොවේ. එය විධිමත් ව්‍යුහයන්, නොපෙනෙන අවිධිමත් සබඳතා සහ සංකීර්ණ මානව මනෝ විද්‍යාවෙන් සමන්විත පද්ධතියකි. මෙම සැඟවුණු බලවේග හඳුනා ගැනීම, ආයතනයක සැබෑ ක්‍රියාකාරීත්වය අවබෝධ කර ගැනීමට සහ වඩාත් ඵලදායී ලෙස කටයුතු කිරීමට ඔබට උපකාරී වනු ඇත.

ඔබේ ආයතනය තුළ ඔබ නොදකින, එහෙත් එහි සාර්ථකත්වයට බලපාන, මෙවැනි සැඟවුණු බලවේග මොනවාද?